Für unseren Standort Soest suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung im Sekretariat. Im Team sind bereits zwei Kolleginnen tätig. Wir möchten die Aufgaben im Alltag auf mehr Schultern verteilen und die Zusammenarbeit weiter stärken, damit Qualität, Ruhe und Verlässlichkeit bleiben, auch wenn viel los ist.
Man merkt schnell, ob ein Büro einfach nur läuft oder ob Menschen sich gegenseitig den Rücken freihalten. Bei uns zählt genau das: ein respektvolles Miteinander, kurze Wege und das Gefühl, dass jede und jeder gebraucht wird.
Gleichzeitig arbeiten wir Schritt für Schritt digitaler. Dafür suchen wir eine Person, die offen für Veränderungen ist, sorgfältig arbeitet und Lust hat, Abläufe pragmatisch mitzuentwickeln, gemeinsam mit Geschäftsführung, Kanzleiberatung und Controlling.
Ihre Aufgaben
- Empfang und Betreuung von Mandant:innen (telefonisch und vor Ort)
- Verwaltung und Korrespondenz (E-Mail und Post, digital und analog)
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Stammdatenpflege sowie strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei Fristen, Bescheiden und organisatorischen Routinen
- Mitwirkung bei der Optimierung digitaler Arbeitsabläufe (z. B. Posteingang, Dokumentenfluss, Standards)
- Unterstützung bei der Einführung und Nutzung digitaler Tools (u. a. Microsoft 365, DATEV, DMS)
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Word, Teams, Excel)
- Strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude an Zusammenarbeit
- Offenheit für Digitalisierung und die Bereitschaft, Veränderungen konstruktiv zu begleiten
- DATEV- und DMS-Kenntnisse sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
Das bieten wir Ihnen
- Moderne IT-Ausstattung und weitgehend papierarmes Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und nach Einarbeitung anteilig mobiles Arbeiten möglich
- Strukturierte Einarbeitung und Weiterbildungen, insbesondere im digitalen Arbeiten
- Ein Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet und Wert auf ein gutes Miteinander legt
- Attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge
