Digitalisierung im Agrarbüro ist längst kein „Kann-Thema“ mehr, sondern ein handfestes Managementinstrument für den Betrieb. Wer heute seinen Hof zukunftsfähig aufstellen will, kommt an digitalen Strukturen im Büro nicht vorbei – und zwar aus zwei Gründen: Die Programme entlasten Ihren Alltag und helfen Ihnen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
SCHNELL GELESEN
Digitalisieren Sie Ihr Agrarbüro, entlastet Sie das im Alltag und Sie erfüllen damit leichter die gesetzlichen Pflichten.
Welche Software zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie Ihre aktuelle Buchführung läuft, welche digitale Basis Sie bereits haben und wie Sie arbeiten.
Ein Buchführungsvorprogramm ist mittlerweile unerlässlich und Ihr digitales System, das Ihnen beim Vorsortieren für die Buchhaltung hilft.
Ein Dokumentenmanagementsystem strukturiert alle Dokumente, verwaltet sie und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
ARBEITSERLEICHTERUNG DURCH DIGITALE ABLÄUFE
Mit einer gut organisierten, digitalen Ablagestruktur haben Sie Ihre Belege, Verträge, Schriftwechsel oder Notizen jederzeit schnell verfügbar, da sie mit wenigen Klicks auffindbar sind. Das reduziert das lästige Suchen nach Dokumenten deutlich und verhindert, dass wichtige Unterlagen verschwinden.
Gerade in Betrieben mit mehreren Beteiligten, etwa Familienmitgliedern, Angestellten, der Buchstelle oder externen Beratern, vereinfacht eine digitale Ablage die Zusammenarbeit. Alle greifen auf dieselben aktuellen Informationen zu. So vermeiden Sie Rückfragen und Doppelarbeiten. Gleichzeitig schützt Sie eine strukturierte Datenablage besser vor Verlusten: Durch regelmäßige Backups und klare Rechtevergabe können Sie Ihre Betriebsdaten deutlich verlässlicher absichern als in rein papierbasierten Ordnersystemen.
RECHTLICHE ANFORDERUNGEN IM BLICK
Aber es gibt auch rechtliche Gründe für eine zeitnahe Digitalisierung Ihres Agrarbüros. Zum einen ist die Einführung der E-Rechnung ein wichtiger Grund. Ab 2027 wird die Zahl der E-Rechnungen im Geschäftsverkehr deutlich anziehen – ab 2028 führt dann kein Weg mehr daran vorbei. Spätestens dann müssen alle Unternehmer elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausstellen, wenn sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung schreiben.
Zwar sind in der Übergangsphase 2025 bis Ende 2026 herkömmliche PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) oder Papierrechnungen weiterhin erlaubt, sie gelten aber nur noch als „sonstige Rechnungen“. Für Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € (im Vorjahr) gilt diese Erleichterung sogar noch bis Ende 2027. Ab 2028 müssen Sie als Unternehmer die Anforderungen an E-Rechnungen und deren digitale Übermittlung also zwingend erfüllen. Jeder Unternehmer – auch in der Landwirtschaft – kommt deshalb nicht mehr daran vorbei, sich frühzeitig mit dem digitalen Büro und den passenden Abläufen im eigenen Betrieb zu beschäftigen.
Ein weiterer Grund für die Digitalisierung: Unternehmer müssen ihre Unterlagen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konform aufbewahren. Dazu zählen nicht nur klassische Buchführungsunterlagen, sondern zum Beispiel auch geschäftliche Briefe und Kaufverträge.
Insbesondere ein Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30.4.2025 ist hier wichtig. Danach gelten auch E-Mails als Geschäftsbriefe, wenn sie betriebliche Vorgänge betreffen. Maßgeblich ist, ob sich der Mailverlauf auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes bezieht. Sie müssen also Ihre gesamte betriebliche Korrespondenz, die solche Vorgänge betrifft, grundsätzlich revisionssicher aufbewahren – und zwar unabhängig davon, ob sie per Post, Fax oder E-Mail eingegangen ist.
Als Steuerpflichtiger wird Ihnen aber ein sogenanntes Erstqualifikationsrecht eingeräumt. Das heißt, Sie entscheiden, ob E-Mails steuerlich relevant sind. Nur diese müssen Sie dann auch archivieren und dementsprechend im Rahmen einer Betriebsprüfung vorlegen können.
"Die meisten Programme können Sie vorab kostenlos testen – nutzen Sie das!"
Stefan Heins, wetreu LBB Kiel
DIE RICHTIGEN FRAGEN VOR DEM START
Bevor Sie aber in neue Programme und Systeme investieren, lohnt sich ein genauer Blick auf die eigenen Abläufe im Agrarbüro. Wenn Sie sich ein paar zentrale Fragen ehrlich beantworten, können Sie die Digitalisierung gezielt angehen. Und Sie minimieren die Gefahr, dass Sie später mit einer überdimensionierten oder unpassenden Lösung dastehen. Klären Sie für sich und Ihren Betrieb folgende Fragen:
1. Wie läuft meine Buchhaltung heute ab?
Buche ich selbst, kontiere ich vor oder leite ich nur Belege weiter? Je nachdem, wie tief Sie selbst in der Buchführung stecken, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen. Wer komplett selbst bucht, braucht andere Funktionen als jemand, der Belege lediglich sammelt und an die Buchstelle oder den Steuerberater weiterleitet. Diese Ausgangslage bestimmt letztlich, welche Softwarebausteine sinnvoll sind: eine einfache Buchführungsvorsoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem.
2. Welche digitale Basis habe ich bereits im Betrieb?
Habe ich bereits ein Programm für die digitale Buchführung im Einsatz und wie zufrieden bin ich damit? Habe ich ein Kassensystem oder Waagen im Hofladen? Achten Sie dabei darauf, dass Ihre künftigen Systeme auch mit den alten Programmen „zurechtkommen“. Schauen Sie also genau, welche Schnittstellen die Systeme haben. Schnittstellen ermöglichen digitale Verbindungen zwischen zwei Programmen oder Systemen, damit Daten automatisch und korrekt ausgetauscht werden können – ohne Abtippen per Hand.
Wenn Sie schon eine Buchführungssoftware nutzen, fehlt häufig „nur noch“ die passende Ergänzung für die revisionssichere Ablage: eine E-Mail-Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darüber können Sie steuerrelevante E-Mails sowie weitere Unterlagen strukturiert und rechtssicher speichern. Falls Sie noch kein Programm für digitale Buchführung haben, dann ist der Schritt größer, aber auch die Chance, Ihre Büroorganisation komplett neu zu denken. Viele Betriebe legen Unterlagen heute in normalen Ordnerstrukturen auf dem PC oder einem Netzlaufwerk ab. Das kann für nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente durchaus ausreichen.
Die Grenzen zeigen sich aber schnell: In der Regel gibt es keine echte Volltextsuche, die Zusammenarbeit mit mehreren Nutzern ist oft umständlich, und ohne Cloud-Anbindung sind mobile Zugriffe schwierig. Für eine GoBD-konforme Archivierung ist der Explorer ohnehin nicht ausgelegt.
3. Was nutzt mein Steuerberater oder die Buchstelle?
Stellen Sie unbedingt die Kompatibilität der Programme sicher. Die von Ihnen eingesetzte Software muss zur Software Ihres Steuerberaters passen. Nur so können Sie und Ihr Steuerberater Buchungsdaten, Belege oder Auswertungen effizient austauschen. Vor einer Investition sollten Sie daher klären, welche Programme Ihre Buchstelle im Einsatz hat und welche Schnittstellen vorhanden sind.
4. Welche Erwartungen habe ich an das Programm?
Und wie arbeite ich tatsächlich? Überlegen Sie sich, ob Sie künftig nur E-Mails archivieren oder ein umfassendes System nutzen wollen. Denn die Spannweite reicht von einer schlanken Lösung, die im Hintergrund lediglich E-Mails revisionssicher ablegt, bis hin zu einem leistungsfähigen DMS mit Volltextsuche, digitaler Ordnerstruktur und Workflows. Auch Zusatzfunktionen wie die Vorbereitung von Überweisungen oder das Organisieren des gesamten Belegverkehrs (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Schriftwechsel) können eine Rolle spielen.
Überlegen Sie sich auch, was Ihnen beim Zahlungsverkehr wichtig ist. Programme mit Überweisungsfunktion können die Rechnungsdaten vorbelegen, der Beleg wird dann mit der Zahlung verknüpft. Sie sparen sich also die Nutzung eines weiteren Bankingprogramms. Je klarer Sie im Vorhinein definieren, was Sie alles im Programm organisieren möchten, desto besser können Sie die passende Software auswählen.
Machen Sie sich klar, ob das System nur Pflichtaufgaben (Archivierung) abdecken soll, oder Ihnen auch dabei helfen soll, das Büro (neu) zu strukturieren. Schätzen Sie ehrlich Ihre eigene Arbeitsweise ein. Entscheidend ist, wie „schreibtischaffin“ Sie selber sind. Wer sich ungern lange im Büro aufhält und keine große Lust auf manuelle Sortierarbeit hat, ist meist mit einer möglichst automatisierten E-Mail-Archivierung und einer einfachen digitalen Belegweiterleitung an Steuerberater oder Buchstelle besser bedient.
Wer dagegen schon bisher Ordnung im Papierbüro hatte, kann von einem leistungsfähigen DMS deutlich profitieren. Systeme wie etwa top farmplan, Desk.Box oder L.O.S ermöglichen eine umfassende Organisation von Belegen, Verträgen und betrieblicher Korrespondenz – inklusive Volltextsuche und strukturierter Ablage.
WELCHE SOFTWARE?
Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie sich überlegen, welches Programm für Sie sinnvoll ist. Ein Buchführungsvorprogramm ist mittlerweile unerlässlich und Ihr digitales Vorsortierbüro für die Buchhaltung: Sie erfassen Belege und Geschäftsvorfälle im Betrieb, bereiten alles vor und übergeben die Daten anschließend strukturiert an Ihren Steuerberater.
Einen Überblick über die gängigsten Programme und deren Funktionen finden Sie im beigefügten Artikel (PDF als Download).
Folgende Funktionen haben diese Systeme in der Regel:
• Sie scannen oder fotografieren Papierbelege, laden sie hoch, legen sie digital ab und ordnen sie passenden Kategorien oder Konten zu und leiten sie an Ihren Steuerberater weiter.
• Auch digital empfangene Belege (wie eine E-Rechnung) können Sie an Ihre Buchstelle weiterleiten.
• Sie können Überweisungen vornehmen und (E-)Rechnungen empfangen und erstellen.
• Sie halten Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Gutschriften und Kassenbewegungen fest.
• Sie erhalten einfache Übersichten zu Einnahmen und Ausgaben, offenen Posten sowie Kunden und Lieferanten – zur eigenen Kontrolle und für den Steuerberater.
• Sie exportieren Ihre Daten standardisiert an den Steuerberater und nutzen teils ELSTER-Schnittstellen für die
USt-Voranmeldung.
• Je nach Programm stehen Ihnen ein digitales Kassenbuch und eine einfache Anlagenverwaltung zur Verfügung.
ARCHIVIERUNG TRENNEN UND FLEXIBEL BLEIBEN
Für viele Betriebe hat es sich bewährt, die E-Mail- und Dokumentenarchivierung vom eigentlichen Belegverkehr der Buchführung zu trennen. Werden E-Mails direkt in die Buchführungssoftware gezogen, tauchen sie dort schnell in Buchungsvorschlägen auf, blähen Datenmengen auf und sorgen für Verwirrung. Ein Programm mit einer separaten E-Mail-Archivierung macht die Struktur klarer und hält den Buchführungsprozess schlank. Gleichzeitig bleibt der Betrieb unabhängig von der Buchstelle oder einem bestimmten Buchführungsprogramm.
Wer später den Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware wechselt, kann sein Archivsystem in der Regel weiter nutzen – die digitale Ordnung im Agrarbüro bleibt erhalten. Es gibt auch reine E-Mail-Archivierungsprogramme, die nur darauf spezialisiert sind, Mails zu archivieren. Hier können Sie wählen zwischen Programmen, die automatisch sämtliche Mails archivieren, oder solche, bei denen Sie zuvor auswählen, welche Mails Sie archivieren wollen.
Diese Programme kosten zwischen 3 und 10 € pro Postfach/Monat, abhängig vom Anbieter, Speicherbedarf und der Nutzeranzahl.
"Steuerberater, Landwirtschaftskammer bzw. -amt oder Maschinenringe können Ihnen bei der Digitalisierung helfen."
Stefan Heins, wetreu LBB Kiel
DER „AKTENSCHRANK“ UND MEHR
Sie können aber auch einen Schritt weitergehen, um mehr Ordnung im digitalen Büro zu schaffen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat noch viele zusätzliche Vorteile.
Je nach Programm können Sie damit:
• digitale Belege empfangen, Posteingänge scannen und digitalisieren,
• Belege per Schnittstelle an Buchhaltungssysteme verschiedener Hersteller übertragen,
• Überweisungen tätigen, (E-)Rechnungen erstellen und ein digitales Kassenbuch führen,
• alle Dokumente zentral und revisionssicher im digitalen Aktenschrank ablegen,
• per Versionierung Änderungen jederzeit nachvollziehen,
• definierte Workflows einrichten, etwa zur Freigabe von Eingangsrechnungen oder Verträgen,
• differenzierte Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen vergeben
• eine Verknüpfung zu Hi-Tier nutzen,
• eine umfangreiche digitale Ackerschlagkartei aufbauen.
Damit ermöglicht ein DMS nicht nur die Ablage. Ein weiterer Vorteil ist, dass mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Unterlagen arbeiten können, Freigaben werden dokumentiert, Prozesse automatisiert. Zudem lassen sich DMS-Systeme oft an andere Fachanwendungen anbinden und decken alle Geschäftsunterlagen ab – nicht nur Finanzdaten, sondern auch Verträge, Schriftwechsel mit Molkerei, Schlachthof oder Genossenschaft, Flächenpachtverträge, Maschinenunterlagen, Personal- und Organisationsdokumente.
Auch bei der Archivierung von eingehenden und ausgehenden Mails ist ein DMS hilfreich. Mit dem DMS schlagen Sie also zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfüllen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und profitieren gleichzeitig von den Synergieeffekten in der täglichen Büroarbeit – mehr Übersicht, weniger Suchaufwand und eine gute Absicherung der betrieblichen Informationen. Welches DMS welche Funktionen hat und wie hoch die Kosten sind, lesen Sie in der Abbildung.
HOLEN SIE SICH HILFE
Die meisten Programme können Sie kostenlos testen. Nutzen Sie das! Schauen Sie, mit welchem Programm Sie am besten zurechtkommen und welches zu Ihrem Betrieb passt. Fragen Sie auch Berufskollegen oder Ihren Berater, welche Programme sie empfehlen. Nehmen Sie auch Hilfe an. Viele Landwirtschaftskammern oder -ämter bieten Schulungen oder Webinare zu dem Thema an – teils auch überregional. Das Gleiche gilt für Maschinenringe.