Im Alltag (vor Corona) hat das Thema Videokonferenz in unserer wetreu Steuerberatungskanzlei keine wirkliche Beachtung gefunden. Corona hat hier allerdings gewirkt und uns den Blick auf dieses hervorragende bisher von uns völlig unterschätzte Medium geöffnet.
Mit dem System WebEx von Cisco sind wir nun bestens aufgestellt und können auch digital bestens beraten.
Wir sparen Ressourcen:
Bei der Nutzung von Videokonferenzen entfallen für uns Dienstreisen und die damit verbundenen Kosten. Die letzten Monate haben uns gezeigt, dass es geht. Klar ist und bleibt, dass Steuerberatung ein Geschäft ist, in dem man sich treffen und auch vertraulich persönlich miteinander reden muss. Aber weniger komplexe Besprechungen wie z. B. Besprechungen von BWAs können gut online vorgenommen werden. Denn gerade jetzt ist die Ressource Zeit für alle Beteiligten eines der knappsten Güter.
Mit unserem modernen Kommunikationstool werden wir unsere internen Besprechungsrunden auch effizienter gestalten können und so für alle den Stress mindern.
Wir sind flexibel:
Videokonferenzen können von uns kurzfristig aufgesetzt werden. Wir können selbst ad-hoc Konferenzen abhalten. Die zeitliche Flexibilität wird durch die räumliche Flexibilität ergänzt: Jeder kann von überall an einem Meeting teilnehmen – egal, ob er im Büro ist, zu Hause oder unterwegs. Voraussetzung ist lediglich ein internetfähiges Gerät wie ein PC, ein Tablet-PC oder auch ein Smartphone.
Auch bei den Teilnehmern einer Konferenz sind wir flexibel: Es können selbst während eines Meetings spontan weitere Personen eingeladen werden – einfach per Mausklick. Dabei wird eine Einladung per E-Mail generiert, in die sich der Web-Link zur Teilnahme an der Konferenz befindet. Das war’s.
Besprechungen mit Notar, Steuerberater und Mandant können ortsunabhängig durchgeführt werden. Hohe Effizienz!
Wir visualisieren:
Unsere Erfahrung ist, dass wir tatsächlich effektiver und entspannter zusammen arbeiten, wenn wir per Videokonferenz kommunizieren statt per Telefonkonferenzen und E-Mail. Diskussionen werden engagierter geführt, wenn man gemeinsam die Diskussionsgrundlage vor Augen hat und auch sein Gegenüber dabei direkt sieht.
Entscheidungen werden eher gemeinsam getroffen als bei der Abstimmung per E-Mail und Telefon. Und schließlich erlaubt diese Konferenzart ein konzentrierteres und zielgerichteteres Arbeiten als telefonisch abgehaltene Konferenzen.
Das ist der echte große und bisher verkannte Vorteil: Genau wie in einer Besprechung in der Kanzlei schauen die Teilnehmer auf die gleiche zu besprechende Unterlage, z. B. den Vertrag oder den Jahresabschluss. Das ist nichts anderes als würden alle gemeinsam bei einer persönlichen Besprechung in der Kanzlei auf das Tafelbild, das Beamerbild oder den Screen schauen.
Für uns steht fest: Wir werden die Nutzung dieses Mediums zu einem festen Bestandteil unserer täglichen Arbeit machen und technisch ausbauen.